Источник: http://www.forbes.ru/karera-i-svoy-biznes/361731-otpravit-v-spam-pochemu-vashi-pisma-ne-doydut-do-adresata
Капслок, многоточие, цветной шрифт — что еще раздражает в деловых письмах? Вот короткий чек-лист по улучшению своего электронного «почерка».
Деловая переписка в нашей офисной жизни занимает больше времени, чем личная. Она же доставляет больше всего негативных эмоций, поскольку основной инструмент деловой коммуникации очень часто используется неумело и неэффективно. Невнимательность к деталям при ведении бизнес-переписки характерна скорее для мужчин — дамы более щепетильно относятся к тому, что они пишут и как, поскольку они в принципе склонны глубже вникать в детали.
Тем не менее, если вы не хотите, чтобы ваше письмо улетело в спам, проверьте себя, не допускаете ли вы следующие типичные ошибки?
1. Забываете ставить тему письма. Автор или очень торопится или не видит пользы в емком и лаконичном обозначении темы письма, полагая, что все главное — внутри. Но, как правило, если отправитель не смог сформулировать тему, то и текст сообщения содержит рваное и нелогичное изложение мысли. Кроме того, сортировать или искать письма без темы — неблагодарное занятие. Резюме: обязательно пишите заголовок письма — точнее выразите свою мысль в тексте.
2. Любите использовать клавишу CapsLock. Будьте аккуратны с ней. Это как выделение громкой интонацией слов в своей речи. В моей практике одна из коллег на письмо, не менее 30% которого было написано большими буквами, ответила автору, что у нее все в порядке с мозгами и «не нужно орать». Это нормальное восприятие человеком подобного текста. Представьте: вы старались подчеркнуть ОЧЕНЬ ВАЖНЫЕ МЫСЛИ, КОТОРЫЕ ПО-ДРУГОМУ ТОЧНО НЕ ПОНЯТЬ, а в ответ получили раздражение, негатив, вдобавок еще и нелестные комментарии в свой адрес, то есть цели не добились. Клавиша CapsLock хороша при написании аббревиатур, заголовков и начальных букв в именах собственных. Если вы хотите, чтобы получатель понял всю важность сообщения, точнее выражайте свою мысль и структурируйте информацию. Именно это является главным.
3. Ставите многоточие по поводу и без. Возможно, слава великих литераторов не дает людям покоя, и три точки для них являются символом многозначительной и недосказанной мысли. Но деловое письмо — это не художественная литература, ваша мысль должна быть четкой и законченной. Если вы злоупотребляете многоточием, то вас воспринимают как личность, которая не может ясно выразить свою мысль и не знает, что хочет.
4. Увлекаться вопросительными и восклицательными знаками. Письма, которые начинаются с фраз «ОБЯЗАТЕЛЬНО ПРОЧИТАТЬ ДО КОНЦА!!!! Очень срочно!!!!! Почему ЭТО случилось?!?!?!?!?», вызывают вопрос о вашей психической уравновешенности. Непонятно, про что опус, выглядит как крик о помощи. Вызывает реакцию «опять какую-то ерунду прислали», шанс нажатия клавиши Delete растет.
5. Любите цветовые и шрифтовые эксперименты. Когда вы пишете письмо вот так, постоянно меняя размер, тип шрифта и его цвет, стараясь привлечь внимание к самым проблемным вопросам, то вы их, наоборот, теряете. Важный и главный момент должен быть один (помните о соответствии заголовку), на нем и остановитесь.
6. Ошибки и опечатки. Как говорила великая Фаина Раневская, орфографические ошибки как клоп на белой блузке. Если вы знаете, что вы не чемпион России по правописанию, то пользуйтесь встроенными средствами проверки грамотности. Письма, пестрящие ошибками, раздражают не меньше, чем «крик», «цветомузыка» и прочее. Даже если за диктанты вы получали только «пятерки», перед отправкой делового письма перечитывайте написанное — от опечаток или потери слов не застрахованы даже люди с врожденной грамотностью.
А теперь вернемся к содержанию. Вот три простых шага для того, чтобы написать грамотное письмо.
1. Обозначьте основную тему письма, которую потом вынесите в заголовок.
2. Опишите ситуацию, проблему, случившийся факт, вопрос максимально четко и понятно. Если текста много, не пишите «забором», используйте числовые или символьные разделители текста, соблюдайте структуру абзацев.
3. Сформулируйте свое видение решения проблемы, дальнейший ход событий, что вам нужно от коллег или руководителя с техзаданием решения проблемы/развития ситуации. Важно, чтобы разговор велся на языке решений, а не проблем. Никому не интересно читать о том, что все плохо, если нет второй части — что делать дальше.
4. Сделайте резюме. Нет ничего хуже письма без выводов. Это как фильм или пьеса с вялой концовкой — зрители ждали бомбы, случился пшик. При этом помните, что через весь текст красной нитью должна проходить основная мысль, которую вы обозначили в начале. В резюме вернитесь к ней и финализируйте.
Пару слов об этикете:
1. Здоровайтесь в начале письма с адресатами.
2. Отвечайте на письма в соответствии со степенью срочности поставленного в них вопроса. Если указан четкий срок — к нему и раньше, если нет — по общему правилу, в течение трех дней. Если понимаете, что не укладываетесь в срок и не можете ответить оперативно, проинформируйте отправителя об этом заранее.
3. Подписывайте письма именем и фамилией, если требует круг переписки — с указанием должности и подразделения.
4. В письмах никогда не переходите на личности и ограничивайтесь только обсуждением ситуации.
5. Отучите себя и своих сотрудников, коллег тратить рабочее время на сочинение «простыней» с особо изобретательным текстом, когда вопрос можно быстро решить путем очной коммуникации. Бывает, что люди предпочитают состязание в эпистолярном жанре самому решению вопроса: помогите им прозреть в добровольно-принудительном порядке. Порой легче обсудить вопрос лично с глазу на глаз или по телефону.